Fyzická inventura v SAP MM: MI01, MI04, MI07
Olivie Turnerová
⚡ Chytré shrnutí
SAP Fyzická inventura odsouhlasuje zásoby zaznamenané v SAP systém s množstvím fyzicky přítomným ve skladu. Tento tutoriál vás provede transakcemi MI01, MI02, MI04 a MI07, abyste mohli přesně vytvářet dokumenty, zadávat počty a účtovat rozdíly.
Co je fyzická inventura?
Fyzická inventura je proces zjišťování, zda množství zásob zaznamenané v SAP odpovídat množství fyzicky přítomnému ve skladu. Jakmile je fyzická inventura dokončena, SAP Zůstatky v systému a skutečné fyzické zásoby by se měly shodovat.
Je to povinné z právních důvodů a ve většině případů se provádí jednou ročně.
Pro zjednodušení procesu níže uvedený diagram ukazuje nejběžnější kroky cyklu fyzické inventury (nejen v SAP ERP).
Kromě dodržování právních předpisů je nesmírně cenné mít v systému správné množství zásob, které odpovídá fyzickým zásobám. Management získává přesné informace o hodnotě skladových materiálů, ATP pro prodej odráží realitu a MRP běží se správnými vstupními parametry.
Bez správné úrovně zásob se děje opak. Management vidí zavádějící finanční obraz o skladových zásobách, ATP používá špatná data (oddělení prodeje nemusí být schopno prodat něco fyzicky přítomného nebo systém může povolit prodej něčeho, co ve skladu chybí) a MRP se stává nepřesným, což způsobuje problémy s plánováním výroby a nákupem, které závisí na úrovni zásob.
Je zřejmé, že přesné úrovně zásob jsou pro mnoho firemních procesů zásadní. Následující části ukazují, jak se fyzická inventura provádí v modulu MM.
Typy fyzického inventáře
SAP podporuje následující postupy fyzické inventury.
- Periodická inventura
- Průběžná inventura
- Počítání cyklů
- Vzorkování zásob
Pravidelná inventura. Většina společností používá tento přístup. Obvykle se provádí jednou ročně a nazývá se roční fyzická inventura. Zásoby se inventarizují jednou ročně, nejčastěji na konci finančního roku nebo po skončení sezóny (u sezónních odvětví).
Průběžná inventura. Každý materiál se počítá v určitém okamžiku roku, v libovolný zvolený den. Jeden materiál může být započítán v únoru, jiný v dubnu atd., ale jeden materiál se počítá pouze k jednomu datu. Tento přístup se používá hlavně ve skladech spravovaných sklady, i když jej lze uplatnit i při řízení zásob.
Počítání cyklů. Pro fyzickou inventuru materiálu je stanoven pravidelný interval. Rychle se pohybující vysoce hodnotný materiál lze započítat čtyřikrát ročně, zatímco pomalu se pohybující nízkohodnotný materiál lze započítat jednou ročně. Indikátor se nastavuje v kmenovém souboru materiálu, v pohledu Závod/Skladovací místo 1, v poli CC fyzikální inventář průmyslu
Vzorkování zásob. K rozhodujícímu datu rozvahy se započítává pouze určitý počet náhodně vybraných materiálů. Pokud tyto vzorky vykazují dostatečně malé rozdíly, má se za to, že i zbývající materiály mají správnou úroveň zásob. Jedná se v podstatě o přibližný údaj, který se používá jen zřídka.
Následující části se zabývají nejběžnější metodou – roční periodickou inventarizací.
Vytvoření dokladu fyzické inventury
Po zvolení metody inventury je dalším krokem vytvoření dokladu fyzické inventury, který bude obsahovat plán inventury a výsledky.
Krok 1)
- Proveďte transakci MI01.
- Zadejte datum dokladu a plánované datum započítání (výchozí hodnotu ponechte dnes).
- Zadejte závod, skladovací místo a indikátor speciálních zásob.
- Vyberte si, zda chcete Blok příspěvku (povolte tuto možnost, pokud by někdo mohl zaúčtovat pohyb během probíhající inventarizace), Zmrazit inventář knih (aktuální zůstatek knihy se zaznamenává do dokumentu, pokud je tato možnost povolena) a zda se mají dávky počítat s příznakem odstranění. Stiskněte vstoupit.
Krok 2)
- Zadejte číslo (čísla) materiálu, které chcete zahrnout do tohoto dokladu fyzické inventury.
- Uložte data transakce.
SAP potvrzuje s nově vytvořeným číslem dokladu fyzické inventury.
Krok 3) Volitelné
- Proveďte transakci MI02 v případě potřeby provést v dokumentu změny.
- Double- kliknutím na položku zkontrolujete, zda již bylo provedeno počítání.
- Pokud dokument již není potřeba, můžete nastavit indikátor smazání.
Krok 4) Volitelné
- Na úrovni položky stav materiálu ukazuje, že ještě nebyl započítán.
Krok 5) Volitelné
- Na úrovni záhlaví můžete upravovat data zadaná během vytváření doklad fyzické inventury.
Nyní jste dokončili vytváření a úpravy dokladu fyzické inventury. Doklad si můžete kdykoli zobrazit pomocí transakce. MI03.
Zadání výsledků počítání
Jakmile je dokument zaveden, další fází je zaznamenání skutečně spočítáných množství. Proces je přímočarý, ale musí být proveden přesně, protože chyby v tomto procesu způsobují následné špatné stavy zásob. Jak počítání, tak zadávání dat musí být přesné.
Krok 1)
- Spustit kód transakce MI04.
- Zadejte číslo dokladu fyzické inventury a fiskální rok.
- Zadejte datum počítání, pokud se liší od navrhovaného.
- Zadejte procentuální odchylku. Pokud bylo například před inventurou skladem 100 kusů a jako výsledek sčítání zadáte 107 kusů, systém zobrazí varovná zpráva o rozdílu mezi předchozím stavem zásob a spočítaným množstvím. Stiskněte vstoupit.
Krok 2)
- Zadejte spočítáné množství pro tento materiál.
- Pro média vstoupit.
Pokud je zjištěn rozdíl 20 kusů a zadání je správné, stiskněte vstoupit obejít varování. Pokud byl záznam chybovýping chybu, opravte ji (v tomto příkladu na 124 kusů) a stiskněte vstoupit znovu.
Pokud máte podezření na chybu v počítání, nikoli na chybu v čísleping chyba, přepočítání a oprava výsledku (transakce MI05, a MI11 (v případě potřeby). Po opravě záznamu na 124 kusů, uložit data transakce.
Zaúčtování rozdílů
Po případných přepočítáních a opravách je posledním krokem zaúčtování rozdílů pomocí transakce MI07.
Krok 1)
- Proveďte transakci MI07.
- Zadejte doklad fyzické inventury a fiskální rok.
- Zadejte datum zaúčtování. Zaúčtování zboží se provádí k tomuto datu. Mnoho společností používá 31. prosinec jako datum roční fyzické inventury, poslední den fiskálního roku.
- Můžete nastavit prahovou hodnotu pro definování maximálního povoleného rozdílu v místní měně. Pokud limit nezměníte, ponechte ji prázdnou. Aby tato možnost fungovala, musí mít materiál standardní nebo variabilní cenu.
- Pro média vstoupit.
Krok 2)
- Zobrazí se rozdílné množství. V tomto příkladu bylo nalezeno o čtyři kusy více, než systém zaznamenal.
- Nezobrazuje se žádná hodnota, protože kontrolní/účetní tým dosud nezveřejnil ceny pro tento materiál. V produkčním prostředí je to povinné – nelze zaúčtovat rozdíl čtyř kusů s hodnotou 0.00 EUR.
Zaúčtování je nyní dokončeno a byl vytvořen materiální dokument, jako například 4900547510 je generován.
Krok 3) Volitelné
Materiální dokument si můžete ověřit v MB03.
- Množství čtyř kusů je viditelné v materiálovém dokladu.
- Typ pohybu 701 se používá pro příjem zboží vyplývající z rozdílu fyzické inventury.
Tím se do inventáře přidají čtyři kusy.
Typy pohybů pro fyzickou inventuru
Pro informaci níže uvedená tabulka uvádí standard SAP typy pohybů používané při účtování fyzické inventury.
| Typ pohybu | Účel |
|---|---|
| 701 | Příjem zboží pro neomezené zásoby |
| 702 | Výdej zboží pro neomezené zásoby |
| 703 | Příjem zboží pro kontrolu kvality skladu |
| 704 | Výdej zboží pro kontrolu kvality skladu |
| 707 | Příjem zboží pro blokovaný sklad |
| 708 | Výdej zboží pro blokovaný sklad |
Cyklus fyzické inventury je nyní dokončen a sklad může obnovit běžnou činnost.
