Komponenty a role MIS (Management Information System)

Facebook je jedním z nejziskovějších byznysů na světě a celá jeho existence závisí na využívání informačních technologií a informačních systémů.

Další úspěšné společnosti, jako je Google, Amazon, eBay a finanční instituce – většina jejich úspěchu je způsobena technologií.

Tento tutoriál se podívá na role MIS v organizaci a jak může organizace využít MIS k získání konkurenční výhody.

Definice dat a informací a charakteristika dobrých informací

Data se týkají hrubých základních faktů, tj. ceny produktu, počtu zakoupených produktů atd., které ještě nebyly zpracovány.

Například cena 6 USD a množství 10 nevyjadřují zákazníkovi na pokladně žádný význam. Informace by měla být zpracovaná data, která příjemci sdělují význam.

Například vynásobením 6 $ 10 získáme 60 $, což je celkový účet, který by měl zákazník zaplatit.

Dobré informace by měly být včasné a dostupné, když jsou potřeba.

Následují charakteristiky dobrých informací.

• Přesný – informace nesmí obsahovat chyby a omyly. Toho je dosaženo dodržováním striktně stanovených standardů pro zpracování dat na informace. Například přidání 6 + 10 $ by nám poskytlo nepřesné informace. Přesná informace pro náš příklad je vynásobení 6 $ 10.
• Kompletní – musí být k dispozici všechny informace potřebné pro správné rozhodnutí. Nic by nemělo chybět. Pokud je TAX aplikací pro výpočet celkové částky, kterou by pak měl zákazník zaplatit, měla by být zahrnuta také. Pokud to vynecháte, může to zákazníka uvést v omyl, aby si myslel, že by měl platit 60 dolarů, pouze když ve skutečnosti musí platit i daň.
• Nákladově efektivní – náklady na získání informací nesmějí překročit užitek z informací v peněžním vyjádření.
• Zaměřené na uživatele – informace musí být prezentovány takovým způsobem, aby odpovídaly informačním požadavkům cílového uživatele. Například provozní manažeři požadovali velmi podrobné informace, a to je třeba vzít v úvahu při předkládání informací provozním manažerům. Stejné informace by nebyly vhodné pro vrcholové manažery, protože by je museli zpracovávat znovu. Pro ně by to byla data a ne informace.
• Relevantní – informace musí být pro příjemce relevantní. Informace musí přímo souviset s problémem, kterému zamýšlený příjemce čelí. Pokud chce ICT oddělení koupit nový server, informace o 35% slevě na notebooky by v takovém scénáři nebyla relevantní.
• Autoritativní – informace musí pocházet ze spolehlivého zdroje. Řekněme, že máte bankovní účet a chtěli byste převést peníze na jiný bankovní účet, který používá jinou měnu než ten váš. Použití směnného kurzu ze směnárny by nebylo považováno za směrodatné ve srovnání se získáním směnného kurzu přímo z vaší banky.
• Aktuální – informace by měly být dostupné, když jsou potřeba. Řekněme, že se vaše společnost chce sloučit s jinou společností. Informace, které hodnotí druhou společnost, se kterou se chcete sloučit, musí být poskytnuty před sloučením a musíte mít dostatek času na ověření informací.

Konkurenční výhoda informací a MIS

Konkurenční výhoda je pozice, díky které je podnik ziskovější než jeho konkurenti. Pokud například vyrábíte produkty za nižší náklady než vaši konkurenti, budete ziskovější.

Informační systémy mají kapacitu pomoci organizaci do takové pozice. Činí tak následujícími způsoby

Operanárodní dokonalost – provozní dokonalost se snaží zlepšit fungování podniku. Vezměme si příklad maloobchodní prodejny. Maloobchodní prodejna může pomocí informačních systémů automaticky zadat objednávku dodavateli, jakmile úroveň zásob dosáhne limitu pro opětovné objednání. To zajišťuje, že maloobchodní prodejně nikdy nedojdou zásoby a zákazníci se na ni mohou vždy spolehnout, že najdou to, co potřebují.

Nové obchodní modely, produkty a služby – pokračujme příkladem maloobchodu. Maloobchodní prodejna může vyvinout webový objednávkový systém nebo aplikaci pro chytré telefony, které mohou klienti používat k nákupu zboží z pohodlí domova nebo kdekoli. Objednávkový systém může být propojen s doručovacím podnikem a má podporu pro online platby. Jedná se o nový obchodní model ve srovnání se zákazníky, kteří přicházejí nakupovat, oproti tomu, že to dělají z webových aplikací nebo aplikací pro chytré telefony.

Zlepšené vztahy s dodavateli a zákazníky – historická data se používají k pochopení potřeb zákazníků a dodavatelů. Tato data se pak používají k vytváření služeb a produktů, které řeší potřeby. To vede k dlouhodobým vztahům se zákazníky a obchodem, což staví organizaci do ziskovější pozice.

Vylepšené rozhodování – informace jsou při rozhodování kritické. Pokud jsou informační systémy navrženy a provozovány efektivně, vydávají informace, které mají všechny vlastnosti dobré informace popsané ve výše uvedené části. To umožňuje organizaci činit rozhodnutí, která budou pro ně přínosem.

Komponenty MIS a jejich vztah

Manažerský informační systém se skládá z pěti hlavních komponent, jmenovitě lidí, obchodních procesů, dat, hardwaru a softwaru. Všechny tyto komponenty musí spolupracovat, aby bylo dosaženo obchodních cílů.

Lidé – jedná se o uživatele, kteří využívají informační systém k evidenci každodenních obchodních transakcí. Uživatelé jsou obvykle kvalifikovaní odborníci, jako jsou účetní, manažeři lidských zdrojů atd. Oddělení ICT má obvykle podpůrný personál, který zajišťuje správný chod systému.

Obchodní postupy – tyto jsou dohodnuty na osvědčených postupech, které vedou uživatele a všechny ostatní součásti k tomu, jak efektivně pracovat. Obchodní postupy vyvíjejí lidé, tj. uživatelé, konzultanti atd.

Data – zaznamenané každodenní obchodní transakce. Pro banku se údaje shromažďují z činností, jako jsou vklady, výběry atd.

technické vybavení – hardware tvoří počítače, tiskárny, síťová zařízení atd. Hardware poskytuje výpočetní výkon pro zpracování dat. Poskytuje také síťové a tiskové funkce. Hardware urychluje zpracování dat na informace.

Vývoj – jedná se o programy, které běží na hardwaru. Software je rozdělen do dvou hlavních kategorií, a to systémový software a aplikační software. Systémový software odkazuje na operační systém tj. Windows, Mac OS a Ubuntu, atd. Aplikační software označuje specializovaný software pro provádění obchodních úkolů, jako je a Mzdy program, bankovní systém, systém místa prodeje atd.

Porterův hodnotový řetězec

Představte si společnost, jako je Apple Inc. Proč jsou úspěšní? Proč zákazníci milují a kupují iPhone? Je to proto, že iPhone přidává hodnotu jejich životům. To je důvod, proč je Apple Inc. úspěšným podnikem. Hodnotový řetězec označuje činnosti, které společnost provádí, aby vytvořila hodnotu pro své zákazníky.

Koncept hodnotového řetězce vyvinul Michael Porter. Porterův hodnotový řetězec má dvě činnosti, a to;

• Primární aktivity – jedná se o činnosti, které souvisejí s tvorbou produktů/služeb, marketingem a prodejem a podporou. Primární aktivity zahrnují příchozí logistiku, provoz, odchozí logistiku, marketing a prodej a servis.
• Podpůrné aktivity – jedná se o aktivity, které podporují primární aktivity. Podpůrné činnosti se skládají z nákupu (nákupu), řízení lidských zdrojů, technologického rozvoje a infrastruktury.

Následující diagram znázorňuje hodnotový řetězec

Následující obrázek ukazuje hodnotový řetězec společnosti Apple Inc.

Celkovým cílem hodnotového řetězce je pomoci podniku získat konkurenční výhodu. Konkurenční výhoda je postavení podniku na trhu, díky kterému je ziskovější než jeho přímí konkurenti.

Vliv IT na organizační cíle

Organizační cíle se týkají cílů a poslání organizace, a to zejména v dlouhodobém horizontu. Bez ohledu na typ podnikání, do kterého se organizace zapojuje, je celkovým cílem vytvářet hodnotu pro zákazníky nebo klienty, jak je uvedeno ve výše uvedené části.

Sbližování podnikových informačních technologií se týká využívání informačních technologií k efektivnímu dosažení obchodních cílů.

Dva z nejběžnějších způsobů, jak může organizace poskytnout hodnotu, je nabízet kvalitní produkt za nižší cenu než konkurence nebo za vysokou cenu, ale s více funkcemi, které přidávají hodnotu zákazníkům.

Informační technologie umožňují podnikům zpracovávat a analyzovat velké množství dat za nižší náklady a v co nejkratším čase. To umožňuje organizacím poskytovat kvalitní produkty za nižší cenu.

Vezměme si příklad banky. Banka může využít bankomat, který klientům umožní výběr peněz a další automatizované prostředky k uložení peněz. Zákazníci s dotazy mohou být přesměrováni na webovou stránku s často kladenými dotazy. Jednotlivci i firmy si mohou výpisy prohlížet online, pokud si předplatí internetové bankovnictví.

Výše uvedené obchodní praktiky IT vedou ke snížení nákladů na podnikání a vytváření nových produktů a služeb. Snížení nákladů na podnikání umožňuje bance snížit bankovní poplatky, a nabídnout tak kvalitní produkt nebo službu za nižší cenu.

Shrnutí

Podnikatelské subjekty existují, aby vytvářely zisky. Neziskové organizace existují, aby poskytovaly kvalitní služby nebo produkty nákladově efektivním způsobem.

Bez ohledu na typ organizace hraje MIS hlavní roli při dosahování cílů.

MIS umožňuje organizacím činit správná rozhodnutí tím, že poskytuje osobám s rozhodovací pravomocí informace.