12 年 2025 款最佳文档管理软件

文档管理系统是一种基于云的自动化解决方案，用于创建、组织、共享和保护业务文档和文件。它使您能够轻松跟踪文档版本。 此云存储系统为位于多个地理位置的不同利益相关者提供更快的审核和批准工作流程。它允许您轻松访问您的 商业文件 通过平板电脑和智能手机。

经过 110 多个小时的研究，我审查了 39 多个 文件管理系统 并精心挑选了最好的，包括免费和付费选项。这本全面且经过充分研究的指南深入介绍了每个系统的功能、优缺点和定价。如果您正在寻找可靠的见解，我的文章将提供您做出明智决定所需的所有详细信息。不要错过发现可以改变您管理文档方式的终极工具。 阅读全文...

最佳 Digi文档管理（控制）系统

姓名	百会 WorkDrive	Smartsheet	OnlyOffice	Icedrive
公开分享	是	是	是	是
免费试堂	15天免费试用	30天免费试用	30天免费试用	14 天退款
免受攻击	是	是	是	是
本地文件系统 Sync	是	是	是	是
组权限	是	是	是	是
文件冲突管理	是	没有	是	是
Digi版权管理	没有	是	是	没有
无本地文件系统的云存储 Sync	是	是	是	是
交易平台	Windows，Mac和Linux	Windows，Mac和Linux	Windows，Mac，Linux， Android, 和 iOS	Windows，Mac，Linux， Android, 和 iOS
链接	了解更多	了解更多	了解更多	了解更多

1) 百会 WorkDrive

百会 WorkDrive 是一个很好的 在线文件存储和协作平台 适用于团队和企业。我特别欣赏它如何支持办公室和远程工作场景，使其成为混合团队的绝佳选择。该工具使用集中式控制台可以轻松创建、共享和协作。它不仅仅是一个存储平台。事实上，它提供文件版本控制、高级搜索和团队组织，这些对于 管理任务 高效。在评估过程中，我发现它能够快速访问信息，帮助您掌握工作动态并更快地做出明智的决策。

百会 WorkDrive 让您高效地共享、管理和保护文件。它提供智能搜索功能，可即时检索文件，并 无限版本历史记录 恢复文档。使用 WorkDrive Snap，异步协作变得精简。该工具非常适合将云文件直接同步到您的桌面，并与 5000 多个应用程序集成。自定义品牌和 MFA 可确保您的数据的安全性和专业性。

特色：

• 团队文件夹： 我可以使用团队文件夹与我的团队无缝协作，这非常适合共享文件和确保实时更新，有助于简化工作流程和集中文档管理。
• 文件收集模板： 这可以帮助您创建自定义模板来组织数据、增强工作流程和以结构化的方式收集文档，这对管理大型项目的团队很有帮助。
• 高级数据安全： 我认为敏感数据必须符合 GDPR 和 HIPAA 规定。此解决方案可帮助您通过安全存储规避风险，并根据企业需求量身定制。
• 百会 WorkDrive 与应用程序集成： 百会 WorkDrive 与 Salesforce 集成， Slack、Jira 和 Gmail，让您可以创建自定义工作流程。它非常适合那些希望简化跨平台操作的企业。
• 百会 WorkDrive 管理控制台： 百会 WorkDrive的管理控制台允许您监控用户活动、管理数据访问并确保合规性。这是集中控制的最佳工具之一。
• 可扩展存储： 对于寻求灵活存储的企业来说，它非常适合。Zoho 提供从 1TB 到 5TB 及以上的分级计划 WorkDrive 轻松扩展以满足企业需求。

定价：

百会 WorkDrive 是一个在线文件存储、同步和协作平台。计划起价为每位用户每月 2.5 美元，提供 15 天免费试用。非常适合提高团队效率。

造访Zoho WorkDrive

15天免费试用

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2) SmartSheet

Smartsheet 是一个 文件管理系统 我审查了它，发现它是团队合作的理想工具。它是一种解决方案， 自动执行重复任务 例如发送警报和管理更新。在我进行评估时，我注意到它的加密方法（256-AES 和 TLS 1.2）既可靠又安全。Smartsheet 可以与 Google、Salesforce 和 Slack。其营销模板和多文件格式支持对项目管理很有帮助。根据我的经验，签出和签入功能非常适合保持任务井然有序。

特色：

• 集中文档存储： SmartSheet 提供一个统一的平台来存储和组织文档，确保文件安全并可从中央存储库检索，有助于简化文件管理。
• 团队文件夹： 我可以使用团队文件夹与团队高效协作，这对于组织共享文档非常有用。这可能有助于简化沟通并确保每个人都能访问最新文件。
• 版本控制： 我的目标是通过以下方式管理文档修订 SmartSheet的版本控制，通过确保访问最新的文件并保留完整的编辑历史记录，帮助您避免混淆。
• 细粒度权限： 它可以帮助您通过基本权限设置来控制文件访问，这是一种确保只有授权用户才能查看敏感文件的好方法。
• 基于云的可访问性： 该解决方案允许您从任何地方安全地访问和编辑文档，这是增强团队间实时协作的完美选择。
• 文档工作流程： 它可以自动执行批准提醒等重复性任务，这是减少手动工作量和加快流程的最佳方法之一。
• 支持各种文件类型： 此功能非常适合适应不同的团队，因为它支持传统和现代格式，有助于无缝处理任何类型的文档。

定价：

Smartsheet 是一个动态工作区，可帮助团队管理项目、自动化工作流程并快速实现目标。计划起价为每月 9 美元。享受 30 天免费试用。无需信用卡。

访问 SmartSheet >>

30 天免费试用（无需信用卡）

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3) OnlyOffice

OnlyOffice 是一个全面的文档管理和协作平台，提供卓越的文档创建、编辑和共享功能。在评估过程中，我发现其集成的办公套件在提供流畅的文档工作流程方面令人印象深刻。对于寻求将办公效率工具与强大的协作功能相结合的完整文档管理系统的企业来说，它是一个理想的解决方案。

OnlyOffice 提供强大的文档管理系统，使团队能够高效地协作处理文本文档、电子表格和演示文稿。该平台提供 实时协作能力 具有版本控制、评论和审阅功能。它支持多种文件格式，并提供云端和本地部署选项，可灵活满足不同组织的需求。

特色：

• 集成办公套件： OnlyOffice 提供完整的办公套件，其中包含用于文本文档、电子表格和演示文稿的文档编辑器，无需多个应用程序，并确保无缝创建和编辑文档。
• 实时协作： 该平台支持多个用户同时处理文档，并进行实时编辑、评论和建议，这对于维持高效的团队工作流程和缩短修订周期至关重要。
• 版本控制和历史记录： OnlyOffice 保留所有文档的详细版本历史记录，允许用户跟踪更改、比较版本并在需要时恢复以前的迭代，确保文档的完整性和可靠性。
• 高级安全功能： 该平台通过加密、访问控制和权限管理提供企业级安全性，帮助组织保护敏感文件并保持符合行业标准。
• 多格式支持： OnlyOffice 支持多种文件格式，包括 DOCX、XLSX、PPTX、PDF 等，确保与现有文档工作流程和第三方应用程序兼容。
• 云端和本地部署： 该平台提供灵活的部署选项，允许组织根据其安全性和基础设施要求在云托管解决方案或内部安装之间进行选择。
• 整合能力： OnlyOffice 与流行的云存储服务、CRM 系统和项目管理工具集成，提供跨不同平台的统一文档管理体验。

定价：

OnlyOffice 提供灵活的定价方案，云方案起价为每位管理员每月 20 美元。本地部署解决方案提供一次性许可。并提供 30 天免费试用。

访问 OnlyOffice >>

30天免费试用

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4) Icedrive

Icedrive 提供卓越的功能 协作和共享文件。在我评估的过程中，我发现它的智能缓存系统在提供快速和简单的文件访问方面令人印象深刻。它是理想的替代品 Google Drive，提供零知识加密， 保证您的信息安全 并且仅供您使用。

这是一个 免费的云存储 让您感觉就像在使用物理硬盘一样的工具。您可以获得文件托管服务的所有功能，如编辑、删除、上传、打开等。它是 最佳云存储平台 它带有智能缓存控制操作，可帮助您在安装后立即访问文件，而无需等待同步。

特色：

• 文件版本控制： 我可以依靠文件版本控制来维护以前的文件版本，这有助于您在需要时恢复到早期的迭代。这对于有效跟踪更改至关重要。
• 虚拟驱动器集成： Icedrive 允许您将云存储作为虚拟驱动器安装在您的计算机上，提供最简单的方法之一来无缝访问文件，就像它们是本地存储的一样，避免手动同步。
• 客户端加密： Icedrive 提供最有效的零知识加密。它确保文件在上传前在您的设备上加密，这对于维护机密性和安全性至关重要。
• 文件查看器： 它包含一个内置文档查看器，让您无需下载即可预览常用的文件格式。这是提高工作流程效率和节省时间的好方法。
• 高级共享： 这样就可以实现具有密码保护和有效期的安全文件共享，这是确保只有预期的收件人才能访问文档的最佳方式。
• 智能缓存： 它采用智能缓存机制，帮助您快速访问常用文件，同时最大限度地减少本地存储使用，这是确保高效文档检索的绝佳选择。

定价：

Icedrive 优惠计划起价为每月 3.99 美元，提供 150GB 存储空间。年度付款可享受 20% 的折扣。

访问 Icedrive >>

终身免费基本计划，含 10GB 免费存储空间

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5) DocHub

DocHub 是一款全面的文档管理和 PDF 编辑平台。在我的评估过程中，我发现它在简化文档工作流程和提高工作效率方面非常出色。这款应用程序让您可以无缝地编辑、签名和共享文档，无需在多个工具之间切换。它采用先进的安全措施，这是确保文档安全处理并符合行业标准的最佳方法之一。

它允许您使用电子签名、表单填写和实时协作等工具高效地管理 PDF 文档。DocHub 的客户支持可通过多种渠道联系，确保您在需要时获得帮助。

特色：

• PDF 编辑和注释： 我可以说，DocHub 的 PDF 编辑功能是高效修改文档的最佳方式之一。它允许您直接在 PDF 中添加文本、图像和注释，无需使用其他软件。
• 电子签名： 借助 DocHub，我可以使用具有法律约束力的电子签名来增强文档处理能力。它无需打印和纸质签名，从而帮助您缩短周转时间，是加速业务流程的绝佳方法。
• 表格创建和填写： 简化数据收集至关重要。DocHub 的表单创建和填写功能提供了可自定义模板和自动字段检测的解决方案，非常适合高效的文档处理。
• 云端整合： 这可能有助于统一您的工作流程。DocHub 允许您与 Google Drive, Dropbox, OneDrive和 Box，这是跨平台顺利同步文档的绝佳选择。
• 实时协作： 这可能有助于增强团队合作。DocHub 的实时协作功能允许多个用户同时处理文档，从而确保工作流程结构化且高效。
• 文档模板： 加快文档创建速度的最简单方法之一是使用 DocHub 丰富的模板库。它允许您自定义模板，以实现最有效的文档标准化。
• 高级搜索： 快速查找信息的一个好方法是使用 DocHub 的高级搜索功能。它可以帮助您使用关键字和元数据在文档中查找特定内容，从而实现最有效的文档检索。

定价：

DocHub 提供包含基本功能的免费计划。专业计划起价为每位用户每月 8 美元，包含高级功能和无限文档。

访问 DocHub >>

终身免费基本计划

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6）bit.ai

Bit.ai 是一个 智能文档管理系统 帮助公司管理跨项目、团队和部门的信息。在我的研究中，我发现这个工具可以创建 轻松实现无限工作空间。 重要的是要 整理你的文件 文件夹和子文件夹中，Bit.ai 提供了一种简单的方法来实现这一点。该程序提供的主题非常适合为您的文档提供全新而现代的设计。

Bit.ai 成立于 2016 年，是一款功能多样、非常适合管理和创建内容的工具。它支持 100 多种文件格式，并提供 1GB 免费存储空间。用户可以享受无缝 与 Tableau 集成， Box, 空气桌, Figma和 Dropbox。此外，Bit.ai 还提供适合各个领域的模板，包括营销和教育，并使用 256-AES 和 TLS 加密确保您的数据安全，符合 GDPR 和 PCI 标准。

特色：

• 可扩展的工作区： 最好使用 Bit.ai 的可扩展工作区来组织跨团队的项目。无论您管理的是小组还是大型组织，这都能让您保持效率。
• 通用搜索： Bit.ai 的通用搜索功能非常适合快速查找嵌入的内容和文档。它在一个地方提供您所需的一切，从而帮助您节省时间。
• 高级共享： Bit.ai 支持高级共享选项，例如可跟踪链接和受密码保护的文档，非常适合安全共享和对敏感信息的控制。
• 交互式智能文档： 我可以使用 Bit.ai 无缝创建交互式“动态”文档，这些文档非常适合集成视频、图像和其他富媒体。这可能有助于促进团队协作。
• AI天才作家： Bit.ai 的 AI Genius Writer 是内容创作的绝佳解决方案。它可以帮助您生成模板、集思广益并简化研究，从而节省时间和精力。
• 实时协作： 我的目标是使用 Bit.ai 与我的团队实时协作，这样我无论身在何处都可以轻松地一起工作。这是提高生产力的最有效方法之一。
• 可定制的模板： 此功能提供数百​​个预制的 SOP、会议记录和教程模板。这是快速且专业地创建内容的好方法。

定价：

Tool Bit.ai 提供的套餐起价为每月 8 美元，按年付款可享受 25% 的折扣。您还可以免费试用 7 天。

链接： https://bit.ai/

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7）IncoDocs

IncoDocs 是一个可以帮助您的解决方案 为出口商和贸易公司进行数字文件管理。在分析过程中，我发现它是在更短的时间内创建销售和运输文件的最佳工具之一。它最大限度地减少了手动数据输入，并有助于避免发货延迟。IncoDocs 使团队能够在共享工作区中协同工作，这对于远程任务至关重要。它还将文档模板安全地存储在云中，从而提供更高效的导出流程。

IncoDocs 是一款多功能文档管理软件，成立于 2016 年，可通过任何设备访问。它允许您 轻松创建商业发票 并提供各种销售文件的模板。该工具与 Xero 和 QuickBooks 无缝集成，并支持多种文件格式。

特色：

• 可重复使用的数据库： 我发现使用可重复使用的数据库很有帮助，它允许您存储产品详细信息和联系信息。这是节省重复输入时间的最简单方法之一。
• Digi签名： 这款出色的解决方案可帮助您使用以下方式对文档进行数字签名和盖章 Digi签名和公司印章，无需打印和扫描，实现无缝、无纸化的工作流程。
• 集成化： 考虑其 API 和系统集成是个好主意，它们允许您连接 ERP、TMS 和其他系统。这是减少手动工作量最有效的方法之一。
• 文档模板： 拥有 30 多个与 UNLK 一致的模板至关重要，其中包括商业发票、 Bill提单号和原产地证书。这可以帮助您确保符合国际标准。
• 时间 Sync时代化： 此功能可帮助您在主文件中输入一次货运详细信息，并自动在相关文档之间同步数据，从而最大限度地减少错误。
• 基于云的工作区： 它非常适合在共享的基于云的环境中与团队成员协作，让您实时访问文档并提高操作透明度。
• 安全文档共享： 此功能非常适合将敏感信息安全地传输给合作伙伴和客户，帮助您避免数据泄露并确保效率。

定价：

IncoDocs 简化了进出口文件，提高了全球贸易效率。价格：每月 29 美元，每年 20% 优惠。享受终身免费的基本计划。简化、组织和加速您的贸易。

链接： https://incodocs.com/

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8）圣殿

Templafy 是一款出色的文档管理解决方案。我分析了它的功能，它能够根据员工的角色向他们显示正确的内容，这让我印象深刻。 仪表板易于导航，可让您轻松管理内容。在评估过程中，我看到了它如何将 DMS 数据直接链接到文档，从而创建更快的工作流程。我向希望保持文档存储准确可靠的企业推荐它。

Templafy 成立于 2016 年，可让您连接和合并来自 DMS 的数据，提供 云存储解决方案 确保您可以通过平板电脑和智能手机等各种设备访问文档。

特色：

• 自动文档生成： 我可以使用基于规则的自动化和 GenAI 来编译完整格式的文档。这是从内部库或第三方集成中提取最新内容的最简单方法之一。
• 集中内容库： Templafy 可让您在一个地方访问所有资产，这对于构建个性化库非常有用。这可以帮助提高效率，而无需在不同应用程序之间切换。
• 电子邮件签名管理： Templafy 可帮助您在低代码环境中创建和管理电子邮件签名。最好快速推出更新或活动，而无需 IT 协助。
• 智能模板： 我可以自动将视觉标识、品牌指南和法律免责声明纳入模板，从而确保一致性和合规性。这可以帮助您节省时间并避免跨文档类型的手动错误。
• 动态内容集成： 这是通过从内部和外部库中提取内容来自动化必要元素的好方法。这允许您高效地进行自定义，同时在需要时保持合规性。
• 实时模板管理： 这可以帮助您通过集中模板管理使所有内容保持最新状态。确保所有用户都能实时访问最新版本可能会有所帮助。
• 用户管理： 通过集中管理面板管理用户配置文件和访问级别至关重要。这可让您直观地扩展和保护内容管理。

定价：

Templafy 提高了文档创建和管理的效率。请联系销售团队了解价格。

链接： https://www.templafy.com/home/platform/

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10）拜恩德

Bynder 是内容管理的首选。我测试了它的文档管理功能，它使我的工作流程更快、更高效。它非常适合需要快速创建视频并将其交付给团队的专业人士。我建议关注它确保品牌合规性的能力。根据我的经验，此工具非常适合简化资产管理。

Bynder 成立于 2013 年，因加速创意内容生命周期和实现 安全文件共享无论是内部还是外部。它非常适合那些追求高效、安全的内容管理和协作的组织。

特色：

• Digi塔尔资产管理（DAM）： Bynder 可帮助您在一个系统下组织和控制图像、视频和文档等资产。这有助于简化工作流程并确保最有效地利用资源。
• 富媒体支持： 我可以自信地说，Bynder 非常适合管理复杂的文件类型。它允许您轻松处理图像和视频，从而增强文档管理的灵活性。
• 自动图像标记： Bynder 可让您使用 AI 自动标记图像，从而更轻松地对文件进行分类和高效搜索。它最适合简化重复性任务。
• 视频回放： 由于 Bynder 具有直接播放功能，我可以轻松使用它来查看和协作视频内容。对于需要无缝视频共享的团队来说，这是一个很好的选择。
• 集中图书馆： 拥有统一的存储库至关重要，Bynder 可帮助您维护一个安全的库，以实现一致的团队访问和资产组织。
• 品牌一致性： 此解决方案非常适合确保品牌形象，它使用的工具可让您将材料与品牌指南保持一致。它可能有助于传递一致的信息。

定价：

Bynder 提供一系列品牌和数字资产管理功能。请联系销售团队获取报价。

链接： https://www.bynder.com/en/document-management-system/

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11）FileNet 内容管理器

FileNet Content Manager 是一款出色的工具，可让您从文档中检索有价值的信息。我查看了它的功能，发现它 提供企业级安全、存储和内容解决方案以及工作流程 易于实施。我可以安全地访问多个内容存储，并注意到它如何无缝地自动进行文件分类。这可能有助于希望更快、更轻松地进行协作的团队，使其成为文档管理的上佳选择。

FileNet Content Manager 成立于 1982 年，它允许您通过其 API 无缝构建内容服务并将其集成到您的业务中。得益于 Salesforce 等集成，它为 PowerPoint 和电子邮件提供了模板。

特色：

• 内容捕获和索引： 使用 FileNet Content Manager，我可以自动捕获、索引和组织文档，从而减少手动工作量。这对于确保无缝访问和检索非常有用，尤其是在处理大量数据时。
• 高级搜索功能： FileNet Content Manager 可让您使用元数据和全文搜索快速查找文档。这可帮助您高效地查找特定内容，从而节省文档管理任务的时间。
• 人工智能驱动的内容洞察： 分析非结构化数据至关重要，FileNet Content Manager 利用人工智能工具实现了这一目标。这可以帮助您提取见解并自动进行内容分类，这是提高生产力的好方法。
• 内容合作： 此功能非常适合促进实时协作。我可以在 FileNet Content Manager 中轻松共享、编辑和注释文档，而无需在工具之间切换。这是简化团队合作的最佳选择之一。
• 安全文档存储： 基于角色的访问控制和加密有助于确保数据安全。FileNet Content Manager 旨在保护敏感信息，同时保持符合行业法规。
• 工作流程自动化： 此解决方案非常适合自动化以文档为中心的工作流程。FileNet Content Manager 可让您提高效率并一致地管理任务，这是简化重复流程的最有效方法。
• 可扩展的内容管理： 我认为，在管理日益增长的业务需求时，可扩展性至关重要。FileNet Content Manager 凭借其可扩展的架构，提供了一种处理大量文档的好方法，使其成为各种规模组织的完美解决方案。

定价：

FileNet Content Manager 是一款强大的内容管理解决方案。向销售部门索取报价。

链接： https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

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12) Zoho项目

Zoho Projects 是一款出色的文档管理和协作工具。我测试了这款工具，发现它非常适合 规划项目、分配任务并与我的团队保持联系在我看来，它是在一个地方管理不同类型文件（如文档、图形、视频、报告和电子表格）的最佳解决方案之一。它有助于轻松共享组织的文件。我推荐此工具 跟踪和管理文档版本 轻松。其搜索功能可让您通过标题或内容中的关键字快速定位文件，使其成为上佳之选。

特色：

• 集中文件存储： Zoho Projects 可让您在一个集中位置管理所有文件，包括文档、电子表格和图形。这可帮助您避免杂乱，并将所有内容集中在一个地方。
• 版本控制： 我可以确认 Zoho Projects 提供了跟踪变更、修订和更新的最佳方法之一。它可以帮助您通过详细的注释和作者信息清晰地了解文件版本。
• 强大的搜索工具： 快速找到文件至关重要，Zoho Projects 强大的搜索工具可让您使用标题或关键字查找文档。这可能有助于简化项目工作流程。
• 实时协作： 此功能允许您实时注释、评论和审阅文件。这是减少沟通不畅并确保无缝团队合作的好方法。
• 分层文件夹组织： 在 Zoho Projects 中使用分层文件夹是个好主意。这允许您根据团队的工作流程组织文件，使导航变得轻松而直观。
• 审核日志： Zoho Projects 中的审计日志可帮助您保持透明度和合规性。这有助于以结构化的方式跟踪所有文档活动，包括编辑和访问。
• 自动化工作流管理： 自动执行诸如修订跟踪之类的重复任务是节省时间的最简单方法之一。Zoho Projects 通过无缝管理工作流程来帮助您提高效率。

定价：

Zoho Projects 提供的套餐起价为每月 4.25 美元，按年付款可享受 20% 的折扣。您可以免费试用 10 天。无需信用卡。

链接： https://www.zoho.com/projects/

什么是文档管理系统？

文档管理系统是一种基于云的自动化解决方案，用于创建、组织、共享和保护业务文档和文件。它使您能够轻松跟踪文档版本。此云存储系统为位于多个地理位置的不同利益相关者提供更快的审核和批准工作流程。它允许您轻松地从平板电脑和智能手机访问业务文档。

我们如何选择最佳的文档管理软件？

At Guru99，我们优先考虑可信度，并努力提供准确、相关和客观的信息。在投入超过 110 小时研究 39+ 最好的文档管理系统，我精心挑选了最好的选项，包括免费和付费的。这个全面的 指南提供了深入的 查看每个系统的功能、优缺点和定价，确保你拥有 值得信赖的见解 做出明智决定所需的一切。选择最佳文档控制或管理软件时，安全性、用户界面和集成功能等因素至关重要。查看以下重要因素，以确保软件符合您的特定要求。

• 搜索： 您必须寻找多种选项才能快速找到所需文件。它允许您按名称、内容、类型和修改日期搜索文档，这很好。
• 简单的文件结构： 文档管理系统必须具有易于使用的文件结构。
• 版本控制： 版本控制或版本控制是文档管理软件的重要功能，可让您跟踪文件中的更改。最好的 DMS 还应维护旧版本的存档。因此，您可以轻松查看文档中的修改。
• 移动访问： 您必须寻找可通过平板电脑和智能手机访问的文档管理系统。这样您就可以从任何地方查看、更改和共享文件。
• 集成化： 文档管理系统应该很容易与您正在使用的其他软件集成，如 CRM 软件和电子邮件客户端。
• 扫描： 文档管理软件应该提供文档扫描功能。
• 安全性： 文档管理系统必须允许您为特定用户分配访问文件夹和文件的权限。

归档文件的最佳方法是什么？

以下是归档文件的最佳方法：

• 按字母顺序归档系统： 归档文件的最佳方式是按字母顺序归档文件。文件夹的名称应与文件的名称一致。
• 数字归档系统： 需要大量文件（如发票）的企业应该建立数字归档系统。
• 类别归档系统： 您需要根据个人、营销、管理和客户数据等类别来整理文件。您还可以根据需要为每个类别添加子主题。

电子文档管理系统如何工作？

以下是文档管理系统的工作流程：

• 捕获文档： 文档捕获功能将帮助您保存文件，以便您以后可以轻松找到它们。这是由于 DMS 的索引功能而实现的。您还可以添加一些元数据以便轻松搜索它们。
• 中央文件存储： DMS 具有中央文档存储功能。这对于管理和保留来自多个地方的文档非常重要。
• 文档检索和分发： DMS 包括文档检索和分发。确保您能够毫无困难地使用和共享文档非常重要。

文档管理软件有哪些部署选项？

文档管理软件有两种部署选项：1)基于云的软件和2)本地软件。

1.基于云的软件：

基于云的软件托管在互联网上，而不是安装在您的电脑上。它使您可以从任何地方访问您的文档。

基于云的软件具有以下部署选项：

• 它具有较低的文档管理成本，并具有易于扩展的特性。
• 数据存储在第三方服务器中。这将减轻控制数据的负担。
• 可从任何连接互联网的设备进行访问。

2. 内部部署软件：

本地软件通常是安装在本地系统上的应用程序。它使您能够轻松配置、管理和控制数据。

本地软件具有以下部署选项：

• 此类软件的前期成本较高，但没有任何经常性费用。
• 这需要很长的实施时间。
• 更新是用户的责任。
• 您的所有数据都存储在自我管理的服务器上，以便用户可以很好地控制它。
• 它在数据控制和安全方面是可定制的。

总结

文件管理软件 简化文件组织、存储和访问的安全。我发现它对于希望简化工作流程和增强团队协作的企业来说至关重要。它是一种安全可靠的解决方案，提供版本控制、合规性和集成功能。请查看下面我对此类别中顶级工具的评价。

• 百会 WorkDrive: 一个强大的平台，提供智能搜索、无限版本控制、无缝协作以及与 5000 多个应用程序的集成。它安全、用户友好，是各种规模企业的理想选择。
• Smartsheet: 一个全面的工具，用于自动化工作流程和管理项目，具有实时报告和集成选项。
• OnlyOffice: 它是一个全面的文档管理和协作平台，为创建、编辑和共享文档提供了卓越的功能。

常见问题